Workflow ing perusahaan. Program Management Document lan rekaman tetep

automation Workflow punika langkah resorted dening meh kabeh bisnis modern. Malah perusahaan cilik sing nggarap massa saka macem-macem dokumen, kalebu aksara, modal, tagihan, kontrak lan kabeh jinis syarat. Iku kanggo alesan iki sing meh saben organisasi modern wis nyoba kanggo nggunakake langkah iki minangka etos, kang diwenehake ing beyo saka nggenepi lan pengawetan saka data, ease nemokake lan nyimpen macem-macem informasi, lan matesi Optimization saka wektu dibutuhake kanggo sawijining disetujoni.

Apa iku?

Sakbenere sembarang karyawan perusahaan nglampahi akèh sing wektu nyoba golek informasi hak, lan statistik Eloquently ngandika iku njupuk bab setengah saka wektu apa. Minangka uga mengkono iku sampeyan kudu recreate anew tinimbang re-nggunakake sembarang dokumen sing ana "nang endi wae". Iku standar punika kahanan kang teks asli prajanjian punika pengacara ing komputer, lan jurnal Èntri ing securities gawan tumapake kontrak kaleksanan ing sistem accounting, tagihan lan tumindak sing ana ing departemen financial ing wangun kertas, lan Correspondence bab tumindak kasepakatan karya ing karyawan mail kothak elektronik. Iki "sawur" informasi iku arang banget mbebayani kanggo keamanan, integritas lan konsistensi, iku ing kahanan kuwi ana automation etos nyata.

Liwat introduksi saka sistem informasi specialized ditanggulangi mayoritas utama saka masalah. Contone, sawetara sistem penganggaran menehi kemampuan kanggo nggawé sistem modal interconnected, ngiring dening tatanan lan panyimpenan saka macem-macem versi dokumen kuwi, uga pratondo status sing. Mangkono masalah wis ditanggulangi sebagian document budget dening nggunakake sistem.

Nanging aja lali sing framework saiki budgetary, uga accounting lan ERP-sistem ing mayoritas kasus bisa karo informasi kabentuk, IE jenis data sing bisa digawe lan disimpen ing wangun meja. Miturut ahli, jumlah total data saka informasi bisnis kabentuk modern sembarang menehi mung 20%, nalika liyane kalebu e-layang, dokumen teks, laporan macem-macem rembugan lan rapat-rapat, gambar, etc. Cukup kerep, tanpa nganakake studi informasi unstructured mung ora bisa kanggo nggawe kontektsta Assessment normal, kang wis saiki kabentuk. Storage, koleksi lan Processing sakteruse saka data kuwi diwenehake dening nggunakake ngukur kayata etos, lan manajemen isi informasi perusahaan sistem.

Apa iku?

Kanthi bantuan saka sistem Manajemen document elektronik menehi organisasi samubarang interaksi antarane karyawan ing organisasi ing basis saka dokumen diajukake. Maneh 1C document nyedhiyakake kanggo nggawe dokumen, kamungkinan saka obah ing organisasi lan njogo kontrol liwat tumapake dokumen lan pangolahan diterangake dening digunakake. Mangkono, ing document elektronik menehi perusahaan ageng nomer kaluwihan, njarwakake karya dheweke iku bener tingkat anyar.

Saben document siji ing sistem elektronik iki ditondoi dening pesawat kabèh rincian sing ciri iku unik (kerep disebut minangka himpunan kuwi SIM). kertu uga ngemot macem informasi, kalebu jinis document, tanggal tatanan lan owah-owahan, penulis, uga minangka papan panyimpenan lan akeh liyane. Ing sistem Manajemen document mangsa bakal nyedhiyani panyimpenan lan pambenahan saka dokumentasi required sesuai karo rincian kang wis kasebut ing kertu.

kesempatan

Manajemen document elektronik menehi organisasi karo ora mung akèh kaluwihan, nanging uga mbukak nganti akeh kemungkinan anyar, kang uga penting.

kontrol terpusat

Preduli saka carane amba iki utawa sing sistem Manajemen document perusahaan ngidini kanggo owah-owahan kanthi cepet ing wangun dokumen sirkulasi ing. Contone, kanggo ngganti wangun aplikasi kanggo maksud apa biaya saka sawetara balai tanggung jawab mung kanggo sawetara setelan tartamtu kanggo Cithakan cukup pratelan sing, kang wis disimpen ing sistem. Sawisé iku, karyawan sing isi aplikasi kuwi ora bakal bisa nggunakake format ing lungse dokumentasi, wiwit aplikasi wis kebak lan dikirim liwat sistem.

Ndhukung dokumentasi singgat

Saben document sing bakal menehi munggah lan diproses ing perusahaan sembarang, kudu dadi liwat sawetara orane tumrap sekolah disetel. Contone, nalika nerangake budget perusahaan, iku pisanan perlu kanggo nggawe, lan banjur sarujuk lan nglakokaké ing kaping kasebut. Sawisé iku, macem-macem kinerja nyata lan ngrancang saka subyek budget kanggo analisis pepek lan dikirim menyang arsip. Ing 1C document menehi nyenyet kontrol liwat dhaur dokumen, njupuk menyang akun persyaratane dhasar saka lingkungan perusahaan, uga macem-macem aturan legal lan standar industri bisnis perusahaan.

guyub

sistem manajemen document elektronik menehi luwih akeh tinimbang mung organisasi saka karya bebarengan ing dokumen, lan ing saksi bakal ahli sing ana ing kantor beda utawa malah ing kutha-kutha beda.

Sistem nyimpen nomer cekap akeh versi ing kene padha, saliyane kanggo langsung lan owah-owahan, padha bisa annotate data, sing, nambah kanggo wong-wong mau sawetara komentar lan cathetan, tanpa nggowo pengaruh informasi dhasar, kang kudu ngirim.

rahasia

fitur rada penting sistem kuwi sing ing 1C document padha bisa langganan liwat teken digital khusus ngiring dening enkripsi. Iki ndadekake iku bisa ora mung kanggo konfirmasi keaslian sembarang informasi, nanging uga unik dikenali karo penulis, uga kanggo entuk keamanan paling efektif kanggo nyimpen maneka data, yen perlu.

nuntun

Yen sistem Manajemen document elektronik ora kasedhiya, banjur ing kasus sing pegawe sing berpartisipasi ing tumitah securities tartamtu, kudu kudu ngerti sing paling apik kanggo mindhah securities iki. Manajemen document elektronik ing perusahaan kanthi otomatis mindhah data wong tengen.

Dhewe, nuntun gratis lan kaku. Free Nyedhiyani kesempatan kanggo document arah pancen sembarang panampa minangka cocok, nalika kaku menehi angger paling akurat, nanging ing kasus-kasus khusus tumindak wis diinstal ing dokumentasi sistem angger lalu lintas bisa ngaso sethitik (contone, yen sampeyan perlu kanggo ngirim konsep document kanggo review kanggo sawetara ahli njaba).

akses kontrol

Ana sawetara opsi saka carane kanggo mbedakake antarane kakuwasan beda karyawan perusahaan ing syarat-syarat Manajemen dokumentasi. Mangkono, lan etos majeng ngidini wong kanggo menehi lengkap kontrol liwat data matesi kemampuan kanggo ngowahi utawa malah ngidini mung tampilan utawa annotate file. Iki nemen simplifies karya karo data beda, lan sing penting - dadi akeh luwih aman.

integrasi

Kanggo mesthekake integritas data maksimum, kang digambar ing perusahaan tartamtu, Manajemen document elektronik ing perusahaan nyedhiyakake kanggo integrasi saka sistem diinstal karo wong - financial, industri, analitis, etc. Liwat integrasi kuwi asring fitur sistem etos modern cukup nganggo minangka jenis sesambungan antarane kaping jinis lunak.

Dokumen kabeh sistem, wis logis related kanggo informasi iki, disebut context. Iku bisa kalebu isi kertas utawa e-layang, faxes, dokumen pembayaran, cathetan saka aktivitas, video utawa rekaman audio, lan malah akèh informasi liyane. Babak document bisa ditambahake kanthi manual utawa kanthi otomatis proses, gumantung ing pilihan lan kabutuhan Manajemen.

Contone, sistem modern automation saka etos ing proses tatanan lan owah-owahan sakteruse ing modal bisa digunakake sawetara informasi kontekstual liyane:

• kabeh jinis riset pasar, kalebu ora mung dhewe nanging uga sing padha dijupuk saka sumber external;
• Various perjanjian karo mitra (panuku utawa vendor);
• dokumen legal lan referensi khusus;
• tambahan dokumentasi, kang nuduhake ing dhewe sembarang watesan utawa pemanggih (minangka conto, tingkat inflasi, tukar lan data liyane);
• menit saka rapat-rapat, dianakaké kanggo ngrembug versi sembarang budget, lan kalebu kabeh limo buruh komentar lan pengamatan peserta ing proses (asring dokumentasi kuwi wis dikirim antarane kabeh karyawan liwat e-mail lan disimpen kanthi kapisah saka file informasi budgetary).

A panganggo sing wis nggarap budget a, ing sembarang wektu, yen perlu, bisa ndeleng samubarang dokumen ndhuwur, minangka teknologi etos modern ngidini wong kanggo nindakake iki tanpa searches dawa.

sistem apa sing digunakake karo kita?

Salah lunak solusi paling populer sing bisa ditemokaké ing perusahaan Russian bisa disebut kombinasi keperluan Microsoft Outlook karo Microsoft Exchange Server. Aplikasi pisanan, ing asas, nyetel ing meh saben komputer, déné Exchange Server asring dijupuk nggunakake minangka server e-mail penuh. Senadyan kasunyatan sing perusahaan sing wis sawetara wektu kepungkur iki introduksi saka document elektronik dianakaké, program kuwi mung digunakake minangka platform kanggo e-mail, sawise sawetara setelan terpusat malah lunak iki bisa digunakake minangka etos automation mèh fungsi kanggo meh kabeh organisasi .

Ing wayahe, pasar Russian kapenuhan Welasan sistem beda, kanthi cara kang Manajemen automation document, lan piranti lunak padha nawakake ora mung Western, nanging uga gawe domestik. Malah Microsoft, saliyane kanggo program ndhuwur, nawakake keperluan malah kayata Content Management Server utawa ongko seng dibagi Portal Server.

Paling kuat antarane kabeh sistem ana dianggep dadi Documentum, nanging perusahaan utamané gedhe nggunakake proses otomatis iki. Workflow saka sawetara perusahaan ing beyo saka piranti lunak otomatis Lotus Notes paket, nanging akeh nyebataken jenis "Desainer kanggo programer", minangka nyiyapake ing basis saka sistem lengkap cukup angel.

Punapa punika prabédan antarane sistem Rusia lan Western?

Yen kita pirembagan bab beda utama antarane keperluan domestik lan manca, padha kasedhiya ing Kapabilitas njongko. Contone, yen sistem gawe Western bisa operate ing sakbenere kabeh sistem operasi, iku biasane domestik dikembangaké mung kanggo salah sijine, lan mesthi, sing asring Windows. sistem Western sing diatur kanggo nggunakake DBMS sembarang. sistem alangan Russian kuwi nemen bisa women kamungkinan wewangunan salib-platform, solusi terpadu.

Usul fungsi, prabédan utama dumunung ing kasunyatan sing ing dokumentoproizvodstva automation West lan etos ginakaken saperangan program sing bisa ditanggepi ing account siji, nanging target kanggo macem-macem tujuan. Kayata, ing Documentum nawakake sawetara produk individu, kang digunakake kanggo automation lengkap lan integrasi karo ERP-sistem, ndhukung desain lan engineering Manajemen document, etc. Mayoritas utama lunak dikembangaké ing Rusia, ngarahke ing mecahaken masalah tartamtu.

Uga worth kang lagi nyimak sing prabédan utama dumunung ing pendekatan saka kaloro pihak kanggo apa sistem otomatis etos. sistem Western sing dimaksudaké kanggo nyedhiyani automation lengkap lan tindakake-munggah support liwat macem-macem bisnis pangolahan ing organisasi, nalika mayoritas program domestik kanggo otomatis fungsi tartamtu.

Biaya sistem kulon saka kira-kira kisaran saka $ 400 kanggo $ 1,000 kanggo saben proyek, ora ngetang biaya implementasine, hardware lan software sing njamin a document elektronik normal. Asring poto-introduksi biaya babagan setengah biaya biasanipun lisensi, minangka sing paling saka program kanggo automation saka etos dipun ginakaken macem-macem promosi, nanging ing sawetara kahanan rega saka urutan gedhene luwih. Salah siji sing paling angel tansah project automation dokumentasi financial minangka kanggo implementasine saka proyèk kuwi biaya 2-3 kaping luwih saka biaya lisensi.

lunak domestik didol ing $ 200-600 saben jog, lan saliyane sing dijupuk menyang akun biaya program tambahan lan macem-macem peralatan. Ing pungkasan, pitungan Nilai komparatif wis digawa metu ing akeh cara sing padha ing sistem kulon.

fitur

Ing mayoritas kasus minangka arah prioritas automation sing pangolahan pranala menyang harmonisasiné saka dokumen, contone, proses preparation dhisikan lan implementasine luwih saka modal. Nanging, akeh tim sing saiki nggunakake automation kantor lan etos, sing, karo tata cara registrasi dokumen metu lan mlebu.

Pambuka kanggo sistem elektronik ora dhasar beda saka wiwitan samubarang sistem otomatis liyane, mulane iku perlu kanggo manggon ing fitur khusu saka project iki.

Titah saka panyimpenan perusahaan-kelas

Pambuka document automation ing kasus, menehi kanggo gudhang panyimpenan perusahaan tartamtu kang kanggo nyimpen kabeh dokumentasi. Struktur logis saka panyimpenan, pembangunan lan implementasine luwih saka kabijakan keamanan, uga hirarki panyimpenan document mbutuhake akurasi maksimal lan kudu digawa metu ing tahapan project.

Sampeyan kudu digawe ing atine sing fungsi panyimpenan bisa tugasaken ing awal desain, supaya ing tahap awal bisa digawe kanggo mindhah kabeh dokumen saka lokasi panyimpenan saiki menyang gudang perusahaan siji. Akibaté, bisa familiarize piyambak karo samubarang fungsi utama sistem, lan bebarengan Master lan aplikasi sawijining. Akselerasi adaptasi saka karyawan kanggo ngleksanakake sistem bisa liwat nggunakake fungsi layanan kayata tandha ing owah-owahan ing kaca dhokumèntasi, munculé dokumen anyar, etc.

Mangkono, etos dibutuhake kanggo maksud apa perusahaan modern sing nggoleki kanggo berkembang lan nambah sawijining operasi.