Sistem Document Elektronik (EDMS) sing fitur lan Rekomendasi kuwi

Nganti sawetara taun kepungkur bab sistem manajemen document elektronik iki diarani minangka mangsa padhang. Dina iki, lagi digunakake digunakake ing Enterprises pribadi lan umum. Nanging sing paling Jahwéh, sing dikarepake wis akeh ing SED. Apa sistem Manajemen document elektronik lan cara kerjane, nimbang conto saka sistem Russian saiki.

prasyarat

Kanggo luwih ngerti carane program EDS, sampeyan perlu nimbang konsep dhasar lan dislametaké. Faktor tombol sing nemtokake pilihan saka siji sistem utawa liyane.

Yen organisasi bisa digunakake ing kontrol formal, perlu ing dokumen ora. Kanthi tekane saka bisnis pangolahan ana perlu kanggo mekanisme kontrol karo bantuan saka dokumen dhawuh. Yen sampeyan ora melu ing transaksi ing proses pas wektune, padha miwiti mbangun munggah lan njaluk ilang.

Utawa, operator kertas, rencana panyimpenan berkas khusus ing server. Nanging kerjane kanggo dawa. Karo nambah volume nambah dikarepake kanggo informasi panyimpenan lan sinkronisasi.

Ana sing bingung: arep digunakake kanggo nyimpen kertas lawas utawa SED. Apa wis penting bisa dipikolehi liwat sistem elektronik? Nambah efficiency organisasi.

efek ekonomi

efficiency Operational bisa tambah rong cara: ngurangi expenses utawa nambah asil. dokumen DMS bisa entuk loro gol bebarengan. Kang, introduksi saka sistem ngidini organisasi kanggo nglampahi kurang, nanging entuk liyane.

beaya wis digawa metu dening ngurangi biaya kertas, wektu nduwur sirah, akselerasi exchange informasi, owah-owahan ing budaya perusahaan.

Kanggo ngira-ngira efektifitas saka kang nyedhiyakake program EDS, sampeyan kudu ngetung biaya karya ing desain dokumen kertas. Kira-kira perusahaan consulting, kuwi operasi Occupy 20% saka wektu. Sistem saka birokrasi Russian, iku njupuk malah luwih saka iku - 60% saka wektu. Introduksi saka SED bakal ngurangi biaya paling 10 kaping.

Manajemen Kantor lan Manajemen document

Iki rong kondisi sing disambung. Dokumen - istilah sing ngrujuk menyang pesawat formal saka aturan bisa karo dokumen. Sawetara sistem EDS bisa diatur miturut aturan saka kantor, nanging ana sing sistem ing basis saka kang wis kawangun dokumen.

document punika unit informasi panyimpenan ing EDS. Workflow wis kui saka macem-macem sumber: sistem liyane, aplikasi, e-mail, nanging kawitan lan utomo - saka kertas mentas. Mulane, scanner lan peralatan liyane iku bagéan integral saka SED. Sistem toko kabeh dokumen sajarah sing, menehi kanggo organisasi gerakan, kaleksanane karo wong-wong mau ing pangolahan bisnis.

Ing basis kuwi kaputusan, supaya lan urutan EDS. Liwat mau, lan manajemen organisasi. Dokumen diwenehake karo "Pitulung". Set kothak ing wangun gumantung ing jinis document. Ing sistem iki disimpen ing database kanggo saben lapangan kertu.

Fungsi lan tugas saka SED

program manajemen document dirancang kanggo ngatasi masalah iki:

• systematization karya karo dokumen.
• nggawe dokumen saka Cithakan, panyimpenan Pendhaftaran;
• automation accounting;
• klasifikasi dokumen.

Ayo padha nliti rapet fungsi SED. Manajemen lunak document digunakake kanggo:

• nggawe SIM.
• tatanan saka teks document;
• nyimpen data ing pdf utawa tembung ms format;
• hak akses panganggo Control;
• nggawe rute;
• dokumen kontrol lalu lintas;
• ngirim kabar, pangeling;
• logging, buku referensi, Klasifikasi,
• tatanan instruksi;
• Telusuri lan tondo asto saka dokumen;
• laporan ngasilaken.

Kanggo fitur sistem-sudhut kalebu:

• karya remot karo dokumen;
• Gunakake database kanggo nyimpen data;
• karya simultaneous karo EDS;
• keamanan liwat sertifikat, kode balok, lan pribadi.

Kaluwihan lan Cacat

Transisi kanggo EDS wis luwih kaluwihan saka cacat. Nanging, project diatur mlaku bisa nyirnakake kabeh kaluwihan saka automation. EDMS gol implementasine arep achievable. Wuku kalebu:

• kabentuk panyimpenan terpusat informasi;
• pendekatan sing padha kanggo nggawe lan Processing saka dokumen;
• nggunakake Cithakan;
• golèk;
• akses audit.

Kerugian biaya dhisikan dhuwur lan karya tliti ing latihan user.

pangolahan jawab document

The EDMS document elektronik liwat liwat sawetara orane tumrap sekolah, ing Course kang dokumen sing diutus kanggo tartamtu. Prosès digawa metu loro manual lan otomatis. Ing set kasus liyane:

• kondisi transisi antarane orane tumrap sekolah;
• misahake saka rute;
• siklus Processing;
• mbukak sub, Timer, tata cara Processing;
• Dhapukan Panganggo ditetepake.

Jinis pangobatan:

• Nggawe dokumen.
• Editing.
• Ngganti.
• Obah.
• Saving.
• Indexing.
• Mbusak.

EDS ing biaya

etos Full ora bisa operate tanpa server lisènsi, pangaturan lengkap lan latihan kabèh panganggo. Saben unsur iki mbutuhake outlay awis gedhe. Kajaba iku, kita kudu ora lali bab integrasi saka EDS karo sistem liyane, nganyari data lan piranti lunak, technical support lan layanan consulting liyane kanggo ndhukung biaya.

Implementasi SED

Implementasine saka project bisa njupuk sawetara sasi. Proses gumantung jumlah pangolahan dokumen lan saka financial, lembaga lan sumber Kapabilitas. Implementasine wis digawa metu ing algoritma kuwi:

• nitahaken saka grup apa, netepake sirah;
• definisi gol lan dislametaké;
• pengawasan pangolahan dokumentasi ana;
• pangembangan specifications technical;
• pilihan saka EDS;
• kesimpulan saka persetujuan ing implementasine saka EDS;
• pembangunan lan disetujoni saka angger karya;
• mriksa Isi dhisikan petunjuk;
• test pambuka EDS;
• latihan Staff;
• implementasine test saka EDS;
• analisis asil saka operasi test;
• koreksi Kesalahan
• implementasine kebak ing SED.

introduksi saka kesalahan

Tartamtu manungsa waé kudu mbayar kanggo sing pangolahan sing mbutuhake ngarsane document kertas. Ing kesalahan utama - punika duplikasi document kertas elektronik. Iki complicates karya lan nimbulaké Donyane negatif kanggo automation. Kanggo implementasine saka karya dual ora kebayar. Kita kudu mbangun pangolahan otomatis tanpa duplikasi. Kapindho kesalahan - ing unpreparedness prajurit. Paling asring, pangolahan anyar sing wikan karo memungsuhan. Amarga iku, kita kudu nerangake kanggo karyawan kok wis ngenalaken nanging, supaya padha sengaja lunga kanggo proses latihan.

teknologi panyimpenan document

The EDS document elektronik kalebu kawicaksanan, adhedhasar kang nggolèki, klasifikasi lan kelompokan construction laporan. Kadang document digawe saka cithakan, kadang - dening nransfer data saka basis data. Kawicaksanan sing disimpen ing tabel. Berkas dhewe wis diselehake ing folder panyimpenan, informasi saka iku - ing direktori database. Akses menyang data iki dijupuk mung panganggo sistem EDMS.

Apa sing maca cepet stream?

Mili Processing dokumen, ngiring dening panggonan seko saka conto ing berkas tuntas nggunakake scanner. Sak proses scanning uga kanthi otomatis nggawe barcode ing document lan Pendhaftaran ing database banjur fokus ing rute diwenehi.

OCR

Iki sistem Manajemen document elektronik DMS ngowahi gambar elektronik document ing format foto jpeg utawa format teks. Wikipedia lunak khusus minangka aplikasi dewekan utawa ESCOM.BPM terpadu ing SED. Apa ESCOM.BPM? pangenalan iki dokumen program, diketik karo fonts beda. Sampeyan kudu nyatet, Nanging, sing aplikasi sawijining duwe liyane fitur lan malah ngenali teks handwritten.

Barcoding

teknologi iki menehi pesawat saka tata cara kanggo panyiapan lan aplikasi saka kode bar grafis ing document. A barcode unik kui liwat sistem server. Menehi kanggo identifikasi saka document, search cepet ing basis saka Camping distribusi lan panyimpenan. Nalika ndhaftar document wis dicithak ing label saka barcode sing cocog kanggo pengenal SIM elektronik. Panjenenganipun terpaku versi kertas document.

EDS

teken Digital ngidini kanggo verifikasi bener saka document lan data immutability. Tondo asto wis rampung nggunakake piranti lunak cryptographic lan tombol - certificate. Sing terakhir iku file ing format khusus sing lair malih ing tengah Jeksa Agung bisa ngetokake saka lisensi. Kanggo njamin safety saka informasi sing disimpen certificate ing kertu pinter utawa tombol I-Token. Padha sing dilindhungi dening PIN-kode. Yen PIN wis ngetik kaping salah, banjur certificate otomatis diblokir.

Full-teks lan search ngubungake

search ngubungake wis dileksanakake nggunakake wangun khusus saka saperangan nilai ing lapangan SIM. Contone, ing "counterparty" ukuran menehi data search ing lapangan "panrima" utawa "Pangirim". Sistem bandingke kritéria mlebu saka data ing kertu lan nyimpen asil sing SIM, kang wis ketepakan. Panelusuran iki dileksanakake njupuk menyang akun cocog pas utawa sebagean.

search Full-teks wis digawa metu miturut data ing document, kalebu formulir tembung liwat database dibangun ing pribadi, kayata MS SQL SERVER, Oracle. Kanggo file search lengkap kudu ngetik menyang database ing format document (doc), tabel (Xls), presentations, laporan.